VR-Sekretär:in / Executive Assistant CEO (m/w/d) 50-70%
Gesundheitswesen sicher digitalisiert
Wir decken die ICT-Bedürfnisse der Schweizer Spitäler, Heime und Praxen ab, sodass sich diese voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können.
Zur Unterstützung des Verwaltungsrates und CEO suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n VR-Sekretär:in / Executive Assistant CEO
Du bist eine strukturierte, diskrete und proaktive Persönlichkeit und fühlst dich wohl in einem Umfeld mit hoher Vertraulichkeit. In dieser Rolle bist du die zentrale organisatorische Stütze des Verwaltungsrates und stellst sicher, dass Sitzungen, Beschlüsse und die gesamte VR-Governance professionell vorbereitet, dokumentiert und nachbearbeitet werden. Ergänzend unterstützt du den CEO in ausgewählten Aufgaben im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Prioritäten, Termine und Pendenzen zuverlässig gesteuert sind.
Deine Aufgaben
Verwaltungsrat (Schwerpunkt)
- Führen des VR-Sekretariats inkl. Jahresplanung, Sitzungsplanung, Einladungsmanagement und Koordination sämtlicher VR-Sitzungen und GV
- Erstellung und Pflege der Traktandenlisten in enger Abstimmung mit dem VR-Präsidium und der Geschäftsleitung
- Sicherstellung eines professionellen VR-Sitzungsprozesses: Versand der Unterlagen, Nachverfolgung von Pendenzen, Beschluss- und Entscheidverwaltung
- Protokollierung von Verwaltungsratssitzungen (Deutsch) inkl. sauberer Nachbearbeitung, Freigabeprozess, Versand und Archivierung
- Pflege und Weiterentwicklung der VR-Dokumentation inkl. Beschlussregister, Sitzungsunterlagen, Governance-Dokumenten und Ablagestrukturen
- Schnittstelle zu VR-Mitgliedern und externen Ansprechpartnern (administrativ-organisatorisch)
- Sicherstellen von Terminen, Fristen und formalen Anforderungen im VR-Kontext
Geschäftsleitung (ergänzende Unterstützung)
- Direkte Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft: Termin- und Kalenderkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Priorisierung und Pendenzenmanagement
- Erstellung und Aufbereitung von Berichten und anspruchsvoller Korrespondenz in Deutsch (z.B. Monatsberichte, Management-Summaries)
- Koordination von Aufgaben aus GL-Sitzungen inkl. Tracking von Pendenzen
Weitere Verantwortlichkeiten
- Organisation interner und externer Sitzungen, Workshops, Seminare und Social Events mit internen sowie externen Teilnehmern
- Planung und Organisation von Mitarbeiteranlässen und Teambuilding-Aktivitäten
- Koordination externer Dienstleister und Ansprechpartner im Facility Management
Dein Profil
- Kaufmännische Grundausbildung und Weiterbildung als Direktionsassistent:in oder vergleichbar, inkl. Ausbildung/Weiterbildung im Umfeld VR-Sekretariat / Corporate Governance
- Mehrjährige Erfahrung im Verwaltungsratsumfeld, insbesondere in der Organisation von VR-Sitzungen, Protokollführung sowie in der Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen
- Routinierter Umgang mit Governance-Themen, Vertraulichkeit und formalen Anforderungen im VR-Kontext
- Erfahrung in der direkten Unterstützung eines CEO oder einer Geschäftsleitung auf Executive Level
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, stilsicher und präzise
- Hohe Diskretion, Loyalität und professionelle Kommunikation auf Management-Level
- Strukturierte, selbständige Arbeitsweise, hohe Verlässlichkeit, starker Sinn für Termine und Fristen
- Organisationstalent, Durchsetzungsfähigkeit und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
Deine Vorteile
- Eine sinnstiftende Arbeit in einem kollegialen Team
- Die Möglichkeit Erfahrungen und Knowhow wirkungsvoll einzubringen
- Mitarbeit in einem gesund wachsenden Unternehmen
- Moderne Anstellungsbedingungen mit flexibler Planung der beruflichen Vorsorge
- Gleitzeiten, um Berufliches und Privates aufeinander abzustimmen
Kontakt
Assistentin HR & Backoffice
HINT AG
Telefon: +41 58 404 59 21