Wir suchen Verstärkung!
Ab sofort oder nach Vereinbarung erweitern wir unser Team und freuen uns auf eine motivierte und engagierte
Assistenz für Beschaffungsmanagement (m/w/d, 80 - 100%, unbefristet)
Wer sind wir?
Als junges stetig wachsendes Unternehmen ermöglichen wir gemeinsame digitale Behördenleistungen. Unsere Eigentümer sind der Bund, die Digitale Verwaltung Schweiz (DVS), alle Kantone und zahlreiche Gemeinden. Für sie führen wir ICT-Applikationen ein, betreiben diese und führen gemeinsame Beschaffungsprojekte durch. Wir verstehen gemeinsames Handeln und die Digitalisierung als Chance für eine zeitgemässe öffentliche Verwaltung.
Wir unterhalten Beschaffungsgemeinschaften mit unterschiedlich vielen Bedarfsstellen, denen Du mit Rat und Tat zur Seite stehst, sodass sie möglichst unkompliziert ihre Leistungen beziehen können. Unseren Beschaffungsmanagern hältst Du den Rücken frei, da-mit sie sich auf die Beschaffungsprojekte fokussieren können.
Konkret übernimmst Du folgende Aufgaben:
• Erste Anlaufstelle für die Ansprechpartner der verschiedenen Beschaffungsgemeinschaften - Beratung rund um den Leistungsbezug nach Abschluss unserer öffentlichen Ausschreibungen
• Anpassen, finalisieren und versenden von Vertragsdokumenten
• Erstellen und verschicken von Rechnungen, sowie das Mahnwesen in Zusammenarbeit mit unserem externen Treuhandbüro
• Terminfindung, Sitzungseinladungen und Protokollführung für die verschiedenen Beschaffungsgemeinschaften und Ausschüsse
• Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Kundinnen und Kunden
• Anfertigen und führen von Reportings
• Betreuen unseres CRM-Systems, Anlegen und Aktualisieren von Projekten und Kundendaten
• Durchführen und auswerten von Bedarfs- und Zufriedenheitsumfragen mit unseren Kundinnen und Kunden
• Berechtigungen für unsere verschiedenen Plattformen und Tools verwalten
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten
Du bist eine aufgestellte, kommunikative, offene Person, die kundenorientiert an die Aufgaben herangeht. Du bist effizient, flexibel, zuverlässig, arbeitest genau und interessierst dich für neue Informationstechnologien und Digitalisierung. Es liegt dir, sowohl im Team zusammenzuarbeiten, als auch Aufgaben selbstständig zu lösen und zu verantworten. Ein vielseitiger Arbeitsalltag motiviert dich, und du lernst rasch und direkt in der Praxis. Du hast einen passenden EFZ-Abschluss oder eine vergleichbare Ausbildung und mindestens drei Jahre Berufserfahrung. Mit MS Teams, Outlook, Word, Excel und Power-Point gehst Du versiert um.
Voraussetzung ist Deutsch als Muttersprache. Französischkenntnisse und Grundkenntnisse in Italienisch sind ein Vorteil.
Da wir ein wachsendes Unternehmen sind, hast Du die nicht alltägliche Chance, den Aufbau unserer Beschaffungsabteilung zu unterstützen und für unsere Kundinnen und Kunden einen Mehrwert zu schaffen. Dich erwartet ein kollegiales, unterstützendes Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
Unser Büro befindet sich fünf Minuten zu Fuss vom Bahnhof Bern. Wir bieten sehr gute Anstellungsbedingungen inkl. attraktiver Pensionskassenlösung. Zeitgemässe Arbeitsmittel und Homeoffice sind selbstverständlich.