Assistant Front Office Manager 100% (m/w/d)

Front Office:

• Betreuung von Gästen mit höchsten Erwartungen
• Abholen von Gästefeedback und sicherstellen, dass alles Relevante umgehend erledigt wird, insbesondere Reklamation zur gänzlichen Zufriedenheit des Gastes behandelt werden
• Gewährleisten, dass die Vorgaben hinsichtlich Auftrittes, Kleidung, Hygiene, Uniformen, Erscheinungsbild und Auftreten aller Front Office Mitarbeitenden den hohen Anforderungen entsprechen
• Konsequentes Umsetzen des Qualitätsmanagement Systems und sicherstellen, dass sich dieses stets weiterentwickelt und als dynamisches Hilfsinstrument im Aufgabenbereich eingesetzt wird
• Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden jederzeit mit ihrem Arbeitsumfeld vertraut, adäquat geschult und betreut sind, so dass sie sich sicher fühlen in ihrer täglichen Arbeit und im anspruchsvollen Umgang mit dem Gast
• Gemeinsame Überwachung mit dem Front Office Manager der Reservierungsvorgänge sowie laufende Auslastungskontrolle unter Berücksichtigung von maximalem Ertrag und Sperrdaten und Entwicklung von Marketing-Aktivitäten basierend auf Belegungssituation
• Fördern von Up-Selling und Cross-Selling Massnahmen im Haus und zwischen den einzelnen Abteilungen
• Auf dem Laufenden halten in Sachen Trends und kontinuierliches Umsetzen von Best Practice Initiativen
• Sicherstellen, dass die Gästekartei jederzeit aktuell und akkurat geführt und mit den relevanten Gästeinformationen ergänzt wird
• Unterstützung bei der Durchführung von abteilungsspezifischen Schulungen
• Einarbeitung von neuen Mitarbeitern im Team
• Vertretung des Guest Relation Coordinators bei dessen Abwesenheit gemeinsam mit dem FO Team
• Gelegentliche Ablöse des Night Auditors bei Ferienabwesenheit
• Mithilfe bei der Organisation des Tagungs-, Bankett- und Veranstaltungswesens inkl. Buchen von Zimmern, Veranstaltungsräumen und Restaurants
• Mithilfe bei der Koordination des Korrespondenzwesens mit dem Gast/Ansprechperson (Offerten, Bestätigungen, Rechnungsstellung)
• Erstellen und Versand des Vertrages in Absprache mit dem FOM
• Interne Absprachen tätigen und ggf. Meetings koordinieren
• Persönliche Absprache der Events mit Gast/Ansprechperson
• Erstellen von Function Sheets und Breefing der involvierten Abteilungen
• Event Betreuung und Organisation vor Ort. Sicherstellung, eines reibungslosen Ablaufs während der Veranstaltung
• Auswertung der Events, Erstellung von Reportings, Feedbackeinholung und Debreefing